梅田公認会計士のダイアリー

福井県池田町出身。ライフワークは池田町ファンを増やすこと。会計で会社や社会を良くしたいと情熱を燃やしています。事務所ホームページ:http://umedakaikei.tkcnf.com/

【TKC証憑ストレージサービス】証憑の電子化後の業務フロー。


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 クラウド会計を導入して、もし領収書や請求書を捨てようと思っている方へ注意です。電子帳簿保存法の要件を満たさない方法で入力された書類は電子で保存できません。紙での保存が必要とされます。

 

 ですので、領収書や請求書を捨てようと思っている事業主の方は、一度、その帳簿が電子帳簿保存法の要件を満たしているのかどうか確認をしてからにしましょう。知らずに捨ててしまっていた場合、青色申告が取り消されてしまう等、非常に危ないです。ご注意ください。

 

来年は証憑の電子化元年

 紙での保存が要求されていますが、原本を紙で保管するにしても、来年は証憑の電子化が急速に進んでいく年になるんだろうなぁと思います。

 

 現在の業務フローと電子化後の業務フローを比較してみてください。

 

現在(紙)の業務フロー

①証憑の受領・・・経理担当者へ領収書等を渡す(手作業)

➁起票・・・領収書等から仕訳を入力する(手作業)

➂証憑の整理・保存・・・証憑をファイリングする(手作業)

④証憑の検索・・・必要な証憑を探す(手作業)

 

電子化後の業務フロー

①証憑の受領・・・スマホで証憑を撮影する→クラウドでイメージデータを保管

➁起票・・・クラウドのイメージデータから自動仕訳 or 仕訳を入力(半自動)

➂証憑の整理・保存・・・不要※ただし、原本は事後検査まで保存

④証憑の検索・・・仕訳に自動で紐づけ※領収書を探す手間が不要

 

 

 電子化された場合、①証憑の受領 の時点でスマホで領収書や請求書の写真を撮れば、ほとんど手作業がなくなります。もし、今まで起票するのに時間がかかっていた時間、書類整理にかかっていた時間、領収書や請求書を探す時間、また、紙で保存するための保管スペース等、多くのもの・ことが節約できるとしたら?その時間を使って新規事業を計画することができるとしたら?

 

 これから益々生産性が求められます。

 人にしかできない仕事に時間を集中できる業務体制にしましょう。

 

国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

取引の相手先から受け取った請求書等(又は自己が作成したこれらの写し)について、スキャナで読み取った電磁的記録による保存を行う場合に、税務署長に対して行う申請手続です。

[手続根拠]

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第4条第3項、第6条第2項

[手続対象者]

国税関係書類の全部又は一部について、スキャナで読み取った電磁的記録による保存を行おうとする保存義務者。

[提出時期]

承認を受けようとする国税関係書類をスキャナで読み取った電磁的記録による保存に代える日の3月前の日まで。

[提出方法]

申請書を1部(承認を受けようとする書類が次に該当する場合は2部)作成し、添付書類を添付の上、提出先に持参又は送付してください。

  1. 1 国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている法人の法人税及び消費税に係る書類
  2. 2 国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている製造場等の酒税、たばこ税、揮発油税地方揮発油税、航空機燃料税、石油ガス税、石油石炭税、印紙税電源開発促進税及び地方道路税に係る書類
[手数料]

不要。

[添付書類・部数]
  1. 1 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類 1部
  2. 2 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し) 1部
  3. 3 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 1部
[申請書様式・記載要領]※下記のリンク先より参照ください。

[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請|法人税|国税庁

 

※スキャナ保存法に対応した内部統制の整備・運用については、当事務所にお任せください。

起業・経営改善に強い梅田公認会計士事務所

 

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 【生産性について】