梅田公認会計士のダイアリー

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電子帳簿保存法の改正には気をつけよう。

www.nta.go.jp

 

電子帳簿保存法の改正で楽になったことと、逆に手間が増えてしまうことがあり、この手間が増えてしまうことについて、対策しておく必要があります。

 

電子帳簿保存法改正で手間が増える点

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出典:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

 

これまで電子取引を行ったとしてもダウンロードしてプリンターに接続し印刷し紙保存。これが普通だったと思います。amazon楽天で買った領収書や、取引先からメールで受け取った請求書については、印刷して"紙"で保管していますよね。これが令和4年1月からは"紙"保存は認められなくなります。電子データでの取引は電子データで保管することが必要となりました。

 

電子データで保管する、ということで請求書フォルダを作って、そこに入れて置けばいいと考えてしまうかもしれませんが、そうではなく、後で"検索可能"な形で電子データを保存する必要が生じます。

 

では、どうすれば良いのか?という疑問に対しては、電子帳簿保存法1問1答の問12が参考になります。

 

問12 妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。
【回答】
例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
1 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
 ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。
※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。
※ 判定期間に係る基準期間(通常は2年前です。)の売上高が 1,000 万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上記1の設定は不要です。
【解説】
令和3年度の税制改正により電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、その電磁的記録(データ)を保存しなければならないこととされました。請求書データ等の保存に当たっては、一定の要件に従った保存が必要ですが、上記の方法により保存することで要件を満たすこととなると考えられます。
なお、上記1の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です

 

上記のとおり、電子データを電子で保存するためには、後で検索可能なように、

 

①電子データのファイル名を変換 

②任意のフォルダへ格納

 

といった手間が増えること、また、その手続きの前提としてルールを文書化した③事務処理規程の整備が必要になってきます。

 

個人的に紙は紙、電子は電子と別々の場所に保管すること、業務の流れを複数作ってしまうことは業務が煩雑になるのではと思い、コスト的に負担が可能であれば民間の会社が提供するタイムスタンプの付くストレージサービスを利用されるのが良いと思います。

 

どのソフトを使えば良いか分からない場合は下記サイトをご参考ください。JIMA認証されているソフトであれば問題ないです。

JIIMA 公式サイト – 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧

 

弊事務所で導入・運用サポートできるストレージサービス

TKC証憑ストレージサービス | 越前市府中の梅田公認会計士・税理士事務所

 

まとめ

①令和4年1月1日以降の取引について、取引先から受け取った電子データ(PDF)は電子データで保存する必要がある(印刷して紙保存はダメ)。

②電子データでの保存には手間がかかるため民間のストレージサービスを使うのが良い。

③弊事務所はTKC証憑ストレージサービスがお勧め。

 

証憑の電子化と合わせて業務フローも見直しましょう。

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