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梅田公認会計士のダイアリー

福井県池田町出身。ライフワークは池田町ファンを増やすこと。会計で会社や社会を良くしたいと情熱を燃やしています。事務所ホームページ:http://umedakaikei.tkcnf.com/

年末調整とマイナンバーの保管と廃棄。扶養控除等申告書の電磁的方法による提供の承認申請は11月30日まで。

ダイアリー 経営改善

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2015年11月20日

 12月を前に年末調整の準備でお忙しいことと思います。しかし、来年の準備はお済でしょうか。

 平成28年1月からマイナンバー制度が開始されます。

 それにより、平成28年1月以後、源泉徴収事務では、従業員の方から個人番号が記載された扶養控除等申告書の提出を受ける必要があることとなります。

 

 つまり、来年1月前にはマイナンバーを従業員の方から収集して、保管・廃棄のルールを守らなければならないということになります。

 

 また、扶養控除等申告書の保管期限は7年間と法律で決まっています。

 7年間の保管ルールと7年後の廃棄ルール、最低限、これだけは定めておく必要があるでしょう。

No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期限|源泉所得税|国税庁

 

 さて、従業員から扶養控除等申告書の提出や保管は原則として書面で行う必要があるのですが、電磁的方法による提出・保管も税務署に申請することで認められます。

[手続名]源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請|源泉所得税関係|国税庁

 

 マイナンバーを電磁的方法で記録して、安全に保管するルールを決めたとしても、税務署に届出がない場合、書面での保管が必要となります。

 

 電子的記録で保管すると決めた場合、忘れずに税務署への届け出を行ってください。

 

 1月運用を開始する場合の届出期限は2ヶ月前の11月30日です。

 

 ご注意ください。

 

マイナンバーの保管・運用等については当会計事務所までご相談ください。

 実情にあったルール作りやシステム導入について、ご提案いたします。

 安心してマイナンバーを扱える体制づくりをしましょう。