Evernoteを使う理由。
ふと、スタッフと話をしていて、
『エバーノートで本当に楽になりました！』
という声を聞いて、導入して良かったなぁと思いました。
なので、どう事務所が効率化したか書いてみようと思います。
https://evernote.com/intl/jp/business
導入の経緯
事務所にいることは仕事じゃなく、お客様の現場に仕事がある。だから、事務所にいないとできないことをなくしたい。事務所に必要な情報があると、どうしても事務所に書類を取りに戻らなければならない。事務所に来たり、事務所に戻ったりする『時間』が非常にもったいない。タイムイズマネー。省力化しよう。
そんな思いで書類をクラウドで保管するようにしていきました。
なぜ、エバーノートビジネスにしたかというと、PDFを開いた状態で見れることや、検索がPDFの中も検索対象にしてくれるためPDF文書を探すのに楽だということ、またアップロードの容量も気にせずアップできるくらい大きく、それにも関わらず月1000円程度のコストという圧倒的低価格も魅力的でした。
導入後の効果
情報をクラウドに保管することで、場所に関係なく効率的に仕事ができるようになった。
→事務所に来たり帰ったりすることなく、直行直帰が可能。
ひとつのノートに直接メモを書き、エクセル、ワード、PDF等をまとめて保管することができるため、して欲しい指示事項、記入する書類のテンプレート、手続書等をひとつにまとめて保管することができる。
→紙のときは複数の紙を渡していて、ひとつひとつ説明しなければいけなかったことが、ひとつのノートを共有するだけで、情報のやり取りが完結する。
紙の情報はスキャンして、保管すべきものはファイリングし、廃棄して良いものはゴミ箱。
→現物の保管が少なくなることで、書類のスペースも省力化。ファイリング用のファイルを新しく買う必要がなくなったことや、印刷が少なくなったため消耗品にかけるコストが大きく下がった。
ヒアリングやミーティングの際にエバーノートでメモを取るようになった。
→報告書の作成がスピーディーになったことだけではなく、メモと完成した報告書を同じノートに保管し現場の雰囲気や言葉のニュアンスを思い出しやすくなった。
等々、すごく業務が効率的になりました。
今では、『エバーノートのどこどこに保管しました』や『エバーノートのどこどこに保管してください』というコミュニケーションが多いように思います。
ほんとおすすめです
もちろん最初は過去の情報や残しておきたい書類のスキャンが必要になってきますが、全てスキャンしてしまうと、あとは業務が非常に楽であり保管スペース、コピー代ファイル代等の目に見えるコストダウンと、コミュニケーションが詰まることがなくなることで効率的なチームプレーが期待できます。
月1,100円、それで使うことができるので、試しに利用してみてはいかがかと思います。
Twitterやってます。
https://twitter.com/cpamasaaki
【e21まいスター】簡単に労働保険料を計算して納付しよう。
労働保険料の申告書類が届きましたね。
納付期限があるので、期限内の申告・納付をしましょう。
e21まいスターを利用している場合は、あんしん給与で申告書転記資料を自動作成できるので活用ください。
労働保険申告書作成資料をクリックすると、下記の画面がでてきます。
封筒の中に入っている申告書の記載済みの前年度分の申告済概算保険料を入力して印刷してください。
あとは印刷された資料をもとに申告書に数字を転記して申告納付です。
労働保険料の仕訳の方法は複数ありますが、前年の仕訳の方法を踏襲して継続して会計処理してください。
申告・納付は最寄りの金融機関・郵便局等まで。
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【e21まいスター】仕訳辞書を使って定型取引の記帳を効率化しよう。
会計ソフトが使いこなせないと経理事務が変わりません。
そんなときに、『仕訳辞書』を使うと効率的に仕訳を登録することができます。
今回はe21まいスターの仕訳辞書の使い方の説明です。
■仕訳辞書とは？
■仕訳辞書で1枚の請求書から複数の仕訳を登録する
■仕訳辞書で概算の減価償却費を計上する
仕訳辞書とは？
仕訳辞書は、仕訳の型を事前に登録しておくことができる機能をいいます。よく使う仕訳について、辞書登録することで仕訳を効率的に登録できます。
☆こんなときは仕訳辞書に登録しておくと便利です。
☑毎月同じような取引が発生する。
☑毎回１枚の請求書から複数の仕訳を登録する必要がある。
☑どんな仕訳を登録すれば良いか忘れてしまう。
☑減価償却費など定型的な取引を誤って二重で登録してしまう。
仕訳登録の流れ
【取引の入力】仕訳辞書→左上の【登録】ボタン→仕訳の入力→【F4】入力終了
仕訳辞書で1枚の請求書から複数の仕訳を登録する
１枚の請求書から複数の仕訳を計上しないといけないことってありますよね。
アス〇ルでA部門のものとB部門のものを買ったけれど、請求書は１枚であるとか。そういったことが毎月ある場合、A部門とB部門の仕訳を事前に以下のように仕訳辞書に登録しておくことで業務が効率化します。
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日付
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部門 |
借方
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貸方
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取引先名
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資金外諸口 |
未払金
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アス〇ル
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A部門
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事務消耗品費
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資金外諸口
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アス〇ル
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B部門
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事務消耗品費
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資金外諸口
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アス〇ル
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※一つの取引で複数の仕訳伝票を作成する場合、通常、諸口勘定（資金諸口、資金外諸口）を使います。
仕訳辞書で概算の減価償却費を計上する
月末整理タブに登録されている仕訳を順に確定していくことで仕訳を作れば、一覧性があり計上漏れがなくなります。
また、仕訳辞書から仕訳を登録すると、計上月に●印がつき、その月に減価償却費等を計上したかどうかが仕訳辞書から確認することができます。
まとめ
・毎月に定型取引は仕訳辞書を使いましょう。
・１つの請求書から仕訳を複数作るときに仕訳辞書を活用すると事務効率が高まります。
・毎月の減価償却費等は仕訳辞書を使うと計上漏れがなくなります。
取引も会計処理もシンプルにすれば、
経理事務も生産性もあがります。
シンプルを意識しましょう。
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LAMP工事途中経過報告。
LAMPのシェアオフィスが少しずつ出来上がってきました。
色合いも落ち着く感じにして、仕事に集中できるように気を配りました。#シェアオフィス #10月オープン予定 pic.twitter.com/URJAVxPQZq
— 梅田 雅彰 Masaaki Umeda (@cpamasaaki) 2018年5月26日
窓際の席はコンセントを、どりゃー！とつけました。ガンガン充電してください。#シェアオフィス #10月オープン予定 pic.twitter.com/02Q3GlbT5O
— 梅田 雅彰 Masaaki Umeda (@cpamasaaki) 2018年5月26日
エアコンも二台つきました。空調OK #シェアオフィス #10月オープン予定 #武生駅前 #LAMP pic.twitter.com/P2NBxljPnp
— 梅田 雅彰 Masaaki Umeda (@cpamasaaki) 2018年5月26日
夜な夜な起業相談にのれたら楽しいだろうなぁと想像が膨らみます。
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【e21まいスター】社会保険料の金額の確認や、所得税・住民税納付書転記資料を作成しよう。
会計ソフトが使いこなせないと経理事務が変わりません。
あんしん給与では納付書の作成を効率的に作成することができます。
今回はe21まいスターのあんしん給与の使い方です。
■社会保険料の金額を確認しよう。
■住民税の予約入力をして住民税納付書転記資料を作成しよう。
■税理士等の報酬を入力して所得税納付書転記資料を作成しよう。
社会保険料の金額を確認しよう。
毎月の社会保険料の金額が正確に計算されているかどうかは【確認】概算保険料納付額をから帳票を出力して確認します。社会保険料の事業主負担分と従業員負担分が計算されてきますので、その内容を確認して毎月末に社会保険料を納付します。
住民税の予約入力をして住民税納付書転記資料を作成しよう。
事業主は従業員の住民税を毎月の給与から住民税分を差し引き納入することが必要になります。
特別徴収とは
納税の便宜を図るため、住民税を6月から翌年5月まで（12ヶ月分割支払い）毎月の給与を支払われる時に差し引き、納入していただく制度をいいます。これにより給与等の支払いを受ける納税義務者(従業員等)にとっては、普通徴収の年4回払いよりも1回の負担額が軽減されたり、納税に出向いたりする手間が省けることになります。
会社・社員タブの住民税の予約入力を押して、市町村から送られてきた特別徴収税額の通知書をもとに住民税を事前に予約入力することで、各月の給与金額から住民税を控除した給与明細を作成することができます。
また、住民税納付書転記資料は給与タブの所得税・住民税納付書転記資料から出力しましょう。
税理士等の報酬を入力して所得税納付書転記資料を作成しよう。
源泉税の納付書転記資料は給与タブの所得税・住民税納付書転記資料から出力できます。
給与の源泉税については、毎月の給与計算の結果を自動集計してくれますが、税理士報酬等の専門家報酬にかかる源泉税ついては個別に登録することが必要です。
「税理士等の報酬」欄の明細入力から登録し、納付書転記資料を完成させましょう。
まとめ
・社会保険料の確認は【確認】概算保険料納付額から。
・住民税は会社・社員タブの住民税の予約入力を。
・源泉所得税の納付書は専門家報酬にかかる源泉税の個別登録を忘れずに。
取引も会計処理もシンプルにすれば、
経理事務も生産性もあがります。
シンプルを意識しましょう。
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合理の不合理。
『合理的に考えると・・・』
合理的に考えることは一見いいようで、
長期的に見ると思うような結果につながらないことになるようにも思います。
というのは、この合理的が現状で合理的に考える行動だから。
現状の状況で考える合理的な行動は、
大事なものをそぎ落としてしまうでしょう。
これはお金にならないからやめておこう、
これは損失になるからやめておこう、
これは手間がかかるからやめておこう、
もちろん、こういった合理的な判断も大切ですが、
省く省くでは、商品やサービスを無個性化します。
省いて省いて、スマホでピっで商品がパッと届く。
それってamazon。
amazonと同じサービスをしても生き残れないですね。
まず生き残らなきゃ。
合理を突き詰めると、
自分のサービスがなくなってしまう。
機械にとって代わられてしまう。
お客さんは何を求めているのか、
人の感情に寄り添ったビジネスをしないと、
それこそ、全部なくなっちゃうんじゃないかなぁと思います。
【e21まいスター】請求書の作成と会計ソフトの売掛金計上を連携させよう。
会計ソフトが使いこなせないと経理事務が変わりません。
請求書の作成ソフトと会計ソフトを連携させることで、会計での売掛金の計上漏れや転記ミスがなくなります。
今回はe21まいスターのかんたん請求の使い方です。
■マスタ情報を更新しよう
■請求書を作成しよう
■売掛金、売上の訂正・削除は請求書の削除・訂正で対応
マスタ情報を更新しよう
得意先や取り扱う商品やサービスの情報を登録しましょう。マスターを登録することで、請求書作成の際に、得意先、商品やサービスを選択項目から選ぶだけで簡単に作成することができるようになります。
また見積書や請求書のフォーム（発行元の住所や氏名、振込先の口座等）もここから登録します。
請求書を作成しよう
マスタ登録が終わったら、請求書を作成しましょう。【請求書】請求書作成を押すとこの画面になります。
取引先、商品、数量等を入れ請求書の作成が終わったら印刷（保存）(F5)を押しましょう。請求書がシステムに登録されます。
過去発行した請求書と同様の請求書を作成したい場合は、過去請求書から明細部複写（F7)を利用すると、一から作るよりかんたんに請求書が作成できます。
なお、請求書の請求日でしっかり会計に自動的に売上登録されます。
売掛金、売上の訂正・削除は請求書の削除・訂正で対応
注意する点は、しっかり会計に登録された売掛金の計上仕訳は、しっかり会計では修正・削除できないところです。かんたん請求の請求書（控）データを修正・削除することで、しっかり会計の売掛金の金額を訂正することができます。
訂正したい売上データについては、請求書問合せより検索してください。
得意先ごとの売掛金の未回収残はお客様元帳から確認しましょう。
まとめ
・まずマスタ情報を登録しよう。
・請求書を作成すれば会計に売上は自動で登録される。
・売上の訂正は請求書問合せから請求書データの訂正を。
取引も会計処理もシンプルにすれば、
経理事務も生産性もあがります。
シンプルを意識しましょう。
Twitterやってます。
