梅田公認会計士のダイアリー

福井県池田町出身。ライフワークは池田町ファンを増やすこと。会計で会社や社会を良くしたいと情熱を燃やしています。事務所ホームページ:http://umedakaikei.tkcnf.com/

Evernoteを使う理由。

 ふと、スタッフと話をしていて、

 

 『エバーノートで本当に楽になりました!』 

 Evernote を無料ダウンロード | Evernote

 

 という声を聞いて、導入して良かったなぁと思いました。

 なので、どう事務所が効率化したか書いてみようと思います。

 

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https://evernote.com/intl/jp/business

 

導入の経緯

 事務所にいることは仕事じゃなく、お客様の現場に仕事がある。だから、事務所にいないとできないことをなくしたい。事務所に必要な情報があると、どうしても事務所に書類を取りに戻らなければならない。事務所に来たり、事務所に戻ったりする『時間』が非常にもったいない。タイムイズマネー。省力化しよう。

 

 そんな思いで書類をクラウドで保管するようにしていきました。

 

 なぜ、エバーノートビジネスにしたかというと、PDFを開いた状態で見れることや、検索がPDFの中も検索対象にしてくれるためPDF文書を探すのに楽だということ、またアップロードの容量も気にせずアップできるくらい大きく、それにも関わらず月1000円程度のコストという圧倒的低価格も魅力的でした。

 

導入後の効果

 情報をクラウドに保管することで、場所に関係なく効率的に仕事ができるようになった。

 →事務所に来たり帰ったりすることなく、直行直帰が可能。

 

 ひとつのノートに直接メモを書き、エクセル、ワード、PDF等をまとめて保管することができるため、して欲しい指示事項、記入する書類のテンプレート、手続書等をひとつにまとめて保管することができる。

 →紙のときは複数の紙を渡していて、ひとつひとつ説明しなければいけなかったことが、ひとつのノートを共有するだけで、情報のやり取りが完結する。

 

 紙の情報はスキャンして、保管すべきものはファイリングし、廃棄して良いものはゴミ箱。

 →現物の保管が少なくなることで、書類のスペースも省力化。ファイリング用のファイルを新しく買う必要がなくなったことや、印刷が少なくなったため消耗品にかけるコストが大きく下がった。

 

 ヒアリングやミーティングの際にエバーノートでメモを取るようになった。

 →報告書の作成がスピーディーになったことだけではなく、メモと完成した報告書を同じノートに保管し現場の雰囲気や言葉のニュアンスを思い出しやすくなった。

 

 等々、すごく業務が効率的になりました。

 

 今では、『エバーノートのどこどこに保管しました』や『エバーノートのどこどこに保管してください』というコミュニケーションが多いように思います。

 

ほんとおすすめです

 もちろん最初は過去の情報や残しておきたい書類のスキャンが必要になってきますが、全てスキャンしてしまうと、あとは業務が非常に楽であり保管スペース、コピー代ファイル代等の目に見えるコストダウンと、コミュニケーションが詰まることがなくなることで効率的なチームプレーが期待できます。

 

 月1,100円、それで使うことができるので、試しに利用してみてはいかがかと思います。

 

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