梅田公認会計士のダイアリー

福井県池田町出身。ライフワークは池田町ファンを増やすこと。会計で会社や社会を良くしたいと情熱を燃やしています。事務所ホームページ:http://umedakaikei.tkcnf.com/

【スキャナ保存】スキャナ保存導入後の業務フロー例。


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2018年8月8日

まだ領収書や請求書の保管に消耗してるの? - 梅田公認会計士のダイアリー

 電子帳簿保存法により、紙で保存しなくても良くなりますが、万が一、業務に支障をきたさないよう、業務の流れをどのように変更しようか事前に検討しておきましょう。

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https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf

 

 スマートフォン等を利用してスキャナ保存をする場合の流れ(例)

①A従業員が領収書をスマホで撮る→➁タイムスタンプを付与する→➂B経理担当者が内容を確認する→④A・B以外の担当者が事後検査する→⑤原本廃棄

 

小規模企業者の特例

 小規模企業者は最低2人の体制でスキャナ保存ができます。

①従業員が領収書をスマホで撮る→➁タイムスタンプを付与する→➂税理士といった税務代理人が検査→④原本廃棄

※小規模企業者=製造業者等は従業員20名以下(商業・サービス業は5名以下)

 

なぜ、タイムスタンプが必要か?

電子データは常にデータの改ざん等のリスクにさらされているため、それだけではデータ自体の証拠力が弱く、タイムスタンプにより作成日時を電子データに付与することで証拠力を担保するため。

 

 

 スマホで写真を撮るだけで仕訳が自動で起票される時代になってきていますが、重複して写真を撮ってしまわない仕組み(写真を撮ったら資料に✔を付ける等)も同時に考えて行きましょう。

 

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